("Мир недвижимости", березень, 1998)

Розвиток демократичних інститутів та переорієнтація економічної системи України на ринкову призвели до посилення ролі правових механізмів регулювання відносин у суспільстві. Значна роль в правовій системі держави належить нотаріату як найбільш масовій за проявом формі позасудового захисту інтересів та прав громадян.

Серед найбільш значних тенденцій нотаріальної діяльності в Україні необхідно визнати наступні:

• значне збільшення кількості нотаріусів (по М.Києву—з 97 в 1991 р. до 287 в 1997 р.);
• суттєві зміни в структурі нотаріальних дій:
• зростання ваги та поширення територіальної незалежності майнових інтересів громадян.

В той же час організація нотаріального процесу в Україні змінювалася повільно. Головним недоліком її є відсталість технічних механізмів інформаційної взаємодії як в колі нотаріусів, так і нотаріусів з іншими правовими, державними та суспільними інститутами, і як наслідок, негативний вплив на загальносуспільну проблему — збільшення кількості правопорушень та послаблення правопорядку в цілому.

Аналіз наведених тенденцій дозволяє зробити висновок, що такі суттєві зміни в нотаріальній діяльності вимагають нових підходів до організації управління нотаріатом. Визначальним фактором нотаріального процесу є інформаційний аспект змісту нотаріальної діяльності, тому серед сукупності різних технологічних та організаційних рішень головне місце повинні зайняти комп'ютерні технології. В цьому напрямі вже зроблені деякі кроки.

Першим проектом з вдосконалення організації нотаріального процесу, що повністю базується на комп'ютерних технологіях, став проект Єдиного реєстру заборон на відчуження об'єктів нерухомого майна.

Ідея створення Єдиного реєстру заборон на відчуження об'єктів нерухомого майна в Україні була запропонована в 1993-1994 рр. Для апробації цієї ідеї в квітні 1994 р. Управлінням юстиції в м. Києві сумісно з фахівцями в галузі комп'ютерних технологій Агентства "Янус" на базі Першої київської державної нотаріальної контори був створений комп'ютерний реєстр заборон по місту Києву Експлуатація його в Першій нотаріальній конторі протягом двох років продемонструвала підвищення гарантованості захисту громадян в процесі передачі прав на нерухоме майно. В 1997 р. цей досвід був вивчений керівництвом Міністерства юстиції України та запропонований для поширення на всі регіони України.

На основі вивчення міжнародного досвіду розроблена концепція створення Єдиного реєстру заборон на відчуження об'єктів нерухомого майна.

В основу цієї концепції покладені такі принципові рішення:

• державна власність на банки даних, в яких здійснюється накопичення та обробка нотаріальної інформації;
• централізоване зберігання та обробка інформації (база даних для всіх регіонів існує в одному екземплярі та зберігається в головному комп'ютері);
• обробка запитів користувачів в реальному часі з реєстрацією запитів в електронному журналі;
• застосування програмних та технічних засобів, які придатні для створення промислових систем (наприклад OS UNIX, RDBMS Огасlе).

На даний час до Єдиного реєстру заборон вже підключені 10 обласних міст та в 9 здійснюються роботи по підключенню до нього. Другим проектом вдосконалення нотаріального процесу на базі комп'ютерних технологій є створення Єдиного електронного депозитарію нотаріально посвідчених документів. Цей проект функціонально складений із двох частин:

• системи комп'ютерного виробництва та депонування нотаріальних документів;
• системи оперативної перевірки депонованих документів.

Комп'ютерне виробництво та депонування нотаріальних документів було розпочато також в Першій київській міській державній нотаріальній конторі ще з початку 1995 р. Протягом того ж року система була тиражована ще в 6 нотаріальних конторах м. Києва. В цих 7 нотаріальних конторах за допомогою даної системи виготовляються всі основні нотаріальні документи: доручення, договори, заяви. Після виготовлення нотаріального документу його електронна копія зберігається в депозитарії і може бути використана для оперативної перевірки справжності документу шляхом комп'ютерного доступу до депозитарію. В подальшому ця система на інформаційному рівні була інтегрована з аналогічною системою БТІ м. Києва, що дало можливість перевіряти не тільки правоустановчі документи, а також довідки-характеристики про об'єкти нерухомого майна. На даний час системою перевіки документів користуються всі державні нотаріальні контори м. Києва, а також біля 10 приватних нотаріусів. Це також позитивно впливає на рівень правового захисту громадян.

Комп'ютерний засіб перевірки документів полягає в порівнянні наданого документу з його електронною копією, що міститься в депозитарії, і є найбільш ефективним в порівнянні з іншими відомими методами захисту документу. Тому застосування вказаного засобу для перевірки документів при підготовці та посвідченні договорів та доручень забезпечить надійний захист громадян. З юридичної точки зору, комп'ютерний засіб перевірки документів не суперечить чинному законодавству України, тому що відомості, які містяться в наданих документах та їх електронних копіях, доступні тільки нотаріусу та учасникам угоди.

Комп'ютерний засіб депонування документів та їх оперативної перевірки найшов продовження при посвідченні автомобільних доручень. Так Управління юстиції в м. Києві сумісно з УВД ДАІ м. Києва прийняли рішення про обов'язкове депонування з 1 березня 1998 р. всіх автомобільних доручень, що по-свідчуються нотаріусами м. Києва. Працівники ДАІ будуть мати можливість перевіряти деякі реквізити доручення за даними, що зберігаються в депозитарії. Невідповідаль-ність цих даних може бути підставою для затримки автомобілю та проведення більш детальної перевірки підстав для керування або розпорядження автомобілем.

Третім проектом є проект Єдиного реєстру бланків нотаріальних документів. В Єдиному реєстрі бланків нотаріальних документів містяться мінімальні відомості про кожний бланк: дата його витрачання, вид нотаріальної дії, прізвище, ім'я та по-батькові нотаріуса. В реєстрі також містяться відомості про недійсні бланки: викрадені, зіпсовані, анульовані та відсутні.

Основна мета створення Єдиного реєстру бланків нотаріальних документів — це надання нотаріусам можливості перевірки справжності нотаріальних документів, виконаних на бланках.

Друга можливість, яку надає Єдиний реєстр бланків, це надання об'єктивної статистичної інформації Міністерству юстиції та управлінням юстиції в областях про ділову активність окремих регіонів, необхідну для керування процесом призначення нотаріусів, при встановленні квот та визначенні нотаріальних округів.

Четвертий проект— Єдиний реєстр суб'єктів нотаріальної діяльності, який містить відомості про нотаріальні округи, нотаріальні контори, державних та приватних нотаріусів України. За допомогою цього реєстру можливо оперативно перевірити чи дійсно є такій нотаріус, що посвідчив нотаріальний документ.

П'ятим проектом є Єдиний реєстр спадкових справ. Цей проект передбачає накопичення всіх заповітів, що здійснюються на території України, реєстрацію заяв спадкоємців, а також виготовлення відповідних документів. Експериментальне впровадження його також розпочалося в м. Києві.

Всі ці технології функціонально об'єднані в єдину комп'ютерну систему оперативного доступу, яка встановлюється на комп'ютері нотаріуса і являє основу для побудови нової організації нотаріального процесу Використання даної системи в нотаріаті повинно стати такою ж необхідною частиною нотаріального процесу, як встановлення особи, запису нотаріальної дії в реєстр нотаріуса або нанесення посвідчувального напису.

Ми всі працюємо в єдиному правовому просторі, тому підготовка до об'єднання всіх цих технологій в єдину комп'ютерну систему оперативного доступу, встановлену на комп'ютері в нотконторі кожного нотаріуса, і являє собою основу для побудови нової організації нотаріального процесу.

В. Якименко,
завідуюча Першою київською державною нотаріальною конторою,
віце-президент Української нотаріальної палати.