(Науково-практичний журнал Української нотаріальної палати „Нотаріат для вас" №3, березень 2006 року)

Єдині та Державні реєстри, Держателем яких є Міністерство юстиції України, за останні роки стали невід'ємною частиною нотаріального процесу, супроводжують його, підтримують і забезпечують. Нотаріуси, які почали свою професійну діяльність в останні 7-8 років нині, і уявити не можуть, як можна працювати без електронних баз даних. Перегортати купи паперів для пошуку інформації, надсилати всілякі запити до державних органів та установ. Наприклад, арешт на майно особи може бути накладеним будь-яким судом України, і навіть після отримання всіх відповідей не бути впевненим у достовірності такої інформації - це все лишилось у минулому.

Тільки єдина на території всієї держави суцільна система інформації, яка підтримується постійно в актуальному стані та дозволяє працювати в режимі on-line, здатна забезпечити швидке та оперативне отримання та використання достовірної інформації, необхідної для забезпечення нотаріальної діяльності, уникнути витрат часу на поштовий обіг, що в свою чергу сприяє підвищенню якості надання нотаріальних послуг. Нотаріат, як найважливіша складова цивільного обороту в державі, повинен бути інститутом, який постійно розвивається і гармонійно поєднує в такому розвитку досягнення як у галузі юриспруденції, так і у галузі високих технологій.

Український нотаріат має право пишатись своїми досягненнями як в першому, так і в другому напрямках розвитку. Нині український нотаріус є не тільки професійним юристом, а й фахівцем, який використовує досягнення у сфері науково-технічного прогресу для забезпечення власної професійної діяльності. Так склався історичний розвиток інститутів нотаріату в інших державах, що до сьогоднішнього дня нотаріуси Росії, Польщі, Угорщини та багатьох інших країн, не мають власних внутрішньовідомчих систем обміну інформацією та вимушені працювати з використанням паперового документообігу.

Будь-яка автоматизована система створюється для забезпечення виконання певних

функцій і є комплексом організаційно-технічних засобів, які забезпечують працездатність системи. Так, наприклад, Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна є автоматизованою системою, яка покликана забезпечити виконання такого обов'язку нотаріуса як перевірка наявності чи відсутності заборони/арешту на певне майно перед вчиненням нотаріальної дії, пов'язаної із відчуженням такого майна, а також реєстрація заборони. Сама система не аналізує інформації, не робить висновків, а є лише інструментом в руках нотаріуса, за допомогою якого здійснюється перевірка. Саме тому будь-яка автоматизована система (реєстр), як результат науково-технічного прогресу, вимагає чіткого виконання правил роботи.

За час функціонування Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України не було виявлено жодного збою в роботі програм, оскільки алгоритм роботи програми є незмінним та єдиним для кожного користувача. Виключення становлять проблеми локального характеру, а саме: якість зв'язку; моральний знос техніки, за допомогою якої користувач працює з реєстрами; встановлення користувачами неліцензійного програмного забезпечення на власні комп'ютери. Це вузьке коло найпоширеніших проблем, з якими зустрічаються фахівці Держінформ'юсту, виїжджаючи на допомогу тим нотаріусам, у яких виникають проблеми. Тому Держінформ'юст, як Адміністратор Єдиних та Державних реєстрів, що використовуються нотаріусами, в першу чергу радить своїм користувачам не встановлювати будь-яких неліцензійних продуктів на комп'ютери, за допомогою яких нотаріуси працюють з реєстрами та використовувати для з'єднання з реєстрами сучасні засоби некомутованого зв'язку.

Проте незважаючи на досконалість механізму та алгоритму пошуку інформації трапляються випадки, коли причиною незадовільного результату пошуку інформації є некоректна робота з реєстром. Можна гарантувати безвідмовність роботи програми, але ніхто не застрахований від людського фактору, а саме - чужої помилки. Помилка в роботі з реєстрами, як доводить практика, може бути допущена в документі, на підставі якого вноситься інформація, а також може бути допущена безпосередньо реєстратором при внесенні інформації в базу даних. Найчастіше такими помилками є орфографічні помилки, що допускаються у прізвищах фізичних осіб та назвах юридичних осіб, а також помилки при внесенні адрес.

Саме від цього Держінформ'юст намагається захистити добросовісного користувача, який, виконуючи всі вимоги інструкцій по користуванню реєстрами, шукає інформацію.

Для цього при роботі з реєстрами використовуються особливості алгоритму словникового пошуку інформації із застосуванням шаблонних символів, які зокрема реалізовані у наступних реєстрах:

• Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна;
• Державний реєстр іпотек;
• Державний реєстр правочинів;
• Державний реєстр обтяжень рухомого майна;
• Спадковий реєстр.

В найближчому майбутньому планується впровадження такого алгоритму і в інших реєстрах.

Не варто забувати, що при внесенні запису до Реєстру, прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи або назва юридичної особи можуть бути внесені різними способами (наприклад, ВАТ "Харківський тракторний завод імені Орджонікідзе" може бути внесений як ВАТ "ХТЗ ім. Орджонікідзе", якщо саме так наведена назва зазначеного заводу у документах, що були подані реєстратору при внесенні запису до відповідного реєстру. При внесенні прізвища "Колісниченко" може бути допущено низку помилок, зокрема і в документі-підставі, та внесено інформацію про прізвище як "Колєсніченко" тощо).

Це в свою чергу ускладнює здійснення пошуку, у разі, якщо в документі, на підставі якого здійснюється пошук, прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи або назва юридичної особи вказані в інший спосіб ніж в Реєстрі.

Таким чином, такі розбіжності відомостей, наявних у Реєстрі, з відомостями, на підставі яких реєстратор має намір здійснити перевірку в Реєстрі, можуть в майбутньому призвести до негативних наслідків.

Отже, з метою виявлення випадків трансформації прізвищ фізичних осіб та назв юридичних осіб при перекладі з російської мови на українську, різного роду удосконалень української мови, а також, технічних помилок, допущених реєстраторами під час внесення записів до Реєстрів, різного способу написання прізвищ, імен та по батькові фізичних осіб або назв юридичних осіб та вдосконалення процедури пошуку, програмним забезпеченням Реєстрів передбачено алгоритм роботи словникового пошуку в Реєстрах, тобто пошук за прізвищем, іменем та по батькові фізичної особи або за назвою юридичної особи може проводитися з використанням шаблонних символів "_" та "%" (пошук за шаблоном). Шаблонний символ "_" заміняє один символ у слові та передбачає, що в тій частині слова, де його проставлено, може бути будь-яка літера абетки, в той час як символ "%" заміняє декілька символів і передбачає, що у тій частині прізвища або назви, де його проставлено, може бути необмежена кількість будь-яких символів у будь-якій послідовності. Треба зауважити, що при внесенні параметрів пошуку до пошукової форми реєстру не має значення використання малих або великих літер абетки, тобто всі графи пошукової форми можуть бути заповнені як малими, так і великими літерами.

Звертаємо вашу увагу, що перевірку в Реєстрі за назвою юридичної особи (у разі, якщо юридична особа має складну назву) рекомендовано проводити лише після того, як реєстратором проаналізовано назву відповідного суб'єкта, тому перед введенням назви суб'єкта до форми пошуку Реєстру, необхідно відкинути усі часто вживані в назві суб'єкта слова (наприклад, в назві Дочірнє підприємство будуправління № 2 ВАТ "ОДЕСТРАНСБУД" такими словами є "Дочірнє", "підприємство", "ВАТ", оскільки, у разі використання при пошуку всіх зазначених слів назви одночасно, результатом пошуку буде велика кількість записів, в яких у відомостях про суб'єкта використано одне або декілька із зазначених слів), виявити ключове слово, за яким і буде виконуватися пошук (в зазначеному вище випадку, таким словом є "ОДЕСТРАНСБУД"), а в тих випадках, де виникає підозра можливості допущення помилки, необхідно скористатися шаблонними символами.

Так, наприклад, якщо в якості параметра пошуку вказано "Ко_т%л", то в результаті виконання операції пошуку будуть знайдені записи, суб'єктом в яких є юридична особа, назва якої співпадає за шаблоном з вказаною комбінацією літер, тобто перші дві літери та четверта літера назви відповідно "ко" та "т", третя літера може бути будь-якою літерою абетки, після літери "т" може бути довільна кількість літер у довільній комбінації, остання літера назви юридичної особи буде "л".

В результаті такого пошуку можуть бути знайдені записи, в яких суб'єктом вказана юридична особа, назва якої ПП Колтел або ПП "Контракт-Метал", або ТОВ "Комтекпел", або ТОВ КОНТИНЕНТАЛ ХОЛДІНГ, або ДКП "КОС-ТОПІЛЬВОДОКАНАЛ" тощо.

Пошук за прізвищем та/або ім'ям та/або по батькові фізичної особи, як зазначено вище, також може проводиться з використанням шаблонних символів "%" та "_". Так, наприклад, якщо було задано в якості параметрів пошуку "Мі_а%а", то в результаті виконання операції пошуку будуть знайдені записи, суб'єктом яких є фізична особа, прізвище або ім'я, або по батькові якої співпадає за шаблоном з вказаною комбінацією символів, тобто перші дві літери та четверта літера прізвища або ім'я або по батькові відповідно "мі" та "а", третя літера може бути будь-якою літерою абетки, після літери "а" може бути довільна кількість літер у довільній комбінації, остання літера прізвища або ім'я або по батькові фізичної особи "а".

В результаті такого пошуку будуть знайдені записи, суб'єктом в яких є фізична особа, прізвище, ім'я та по батькові якої, наприклад, Мілащенко Емілія Василівна або Міхасіна Віра Петрівна, або Корбан Тетяна Міланівна тощо.

Варто відзначити, що при використанні шаблонних символів існують обмеження. Так, шаблонні символи не дозволяється вказувати в якості першого та другого символів у прізвищі, імені та по батькові фізичної особи або в назві юридичної особи. Наприклад, пошук по прізвищу або назві "К%уа" заборонено.

Якщо в якості параметрів пошуку вказати декілька слів, то в результаті такого пошуку будуть знайдені всі записи, в яких назва суб'єкта включає в себе всі вказані слова та записи, в яких назва суб'єкта, крім вказаних слів, містить й інші слова, причому порядок входження слів до назви не має значення, наприклад, можна зазначити наступну комбінацію символів "Ва% Хі_і%". В результаті такого пошуку будуть знайдені записи, де суб'єктом є юридична особа, назва якої ВАТ "Хімік" або ВАТ "Донецький завод хімічних реактивів", або ВАТ "Шосткинський завод хімічних реактивів", або Ватут. філія відкритого АТ побутової хімії "Зоря", або База відпочинку "Хімік" ВАТ "Олімп-Круг" тощо.

Аналогічний порядок застосовується, якщо здійснюється пошук щодо фізичної особи.

Як видно з наведених прикладів, кількість знайдених записів може бути надмірною, оскільки в результаті будуть знайдені всі записи, в яких прізвище або ім'я, або по батькові фізичної особи, або назва юридичної особи співпадає за шаблоном із вказаною комбінацією символів.

Але, за таких обставин нотаріус матиме можливість проаналізувати знайдену інформацію та виявити, зокрема, записи, в яких прізвище, ім'я або по батькові фізичної особи або назва юридичної особи внесені некоректно або в інший спосіб, ніж в документах, на підставі яких здійснюється пошук, та сприяти виправленню помилок, у разі їх виявлення або, навпаки, впевнитись у відсутності некоректно внесених відомостей та після цього отримати витяг з Реєстру, який буде містити повний обсяг інформації щодо особи, стосовно якої здійснювався пошук.

Таким чином, існуючий алгоритм пошуку покликаний допомагати нотаріусам пересвідчитись у правильності виконаного пошуку інформації та застрахувати себе від чужої помилки, а клієнта від вчинення правочину, який в подальшому може бути поставлений під сумнів. Державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, в свою чергу, буде й у подальшому сприяти у здійсненні прав та захисті законних інтересів громадян, підприємств, установ та організацій шляхом удосконалення роботи Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України, створення зручних умов використання їх у діяльності нотаріуса та підвищення якості послуг.

Нотаріусу ж, для підвищення достовірності результатів пошуку необхідно використовувати в роботі з Реєстрами правила виконання словникового пошуку.

Тема словникового пошуку та використання шаблонних символів неодноразово висвітлювалась фахівцями Держінформ'юсту та його регіональних філій на різноманітних семінарах, при первинному навчанні нотаріусів, які вперше підключаються до Єдиних та Державних реєстрів, а також на сайті підприємства (http://informjust.kiev.ua).

Рекомендації та консультації із зазначених питань також надаються працівниками державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України та його філій в телефонному режимі, тому у випадку виникнення запитань з приводу застосування правил роботи з реєстрами всі нотаріуси мають можливість звернутись за консультацією, а у випадку необхідності пройти додаткове навчання в Держ-інформ'юсті.

Також, звертаємо Вашу увагу, що на офіційному сайті державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України розміщені методичні рекомендації щодо здійснення словникового пошуку в Реєстрах та всі технологічні інструкції щодо роботи з кожним окремим реєстром.

Вадим ХОРУЖЕНКО,
Олексій ГЕРАСИМЧУК,
ДП "Інформаційний центр"
Міністерства юстиції України