ДрукуватиПро зміни у порядку функціонування єдиного державного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

(Науково-практичний журнал Української нотаріальної палати "Нотаріат для вас" №5, травень 2008 року)

1. Функціонування Єдиного державного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

Інтенсивний розвиток цивільно-правових відносин, демократичних інститутів та переорієнтації економіки України на ринкову призвели до виникнення потреби в посиленні правових механізмів регулювання відносин у суспільстві з огляду на те, що доволі значна роль у системі держави належить нотаріату як одному із найбільш масових інститутів позасудового захисту майнових прав та інтересів громадян, юридичних осіб й інших суб'єктів громадянського суспільства.

Процес розвитку приватного нотаріату розпочався на початку 90-х років з прийняттям Закону України "Про нотаріат". Але в цілому процес розвитку нотаріату в Україні відбувався досить повільно, це, насамперед, було пов'язано з соціально-економічним становищем у країні, повільним процесом комп'ютеризації і запровадження комп'ютерних систем та обмеженим доступом до всесвітньої мережі Інтернет.

Серед основних недоліків розвитку системи -відсталість технічних механізмів інформаційної взаємодії як у колі нотаріусів, так й у взаємовідносинах нотаріусів з іншими державними та суспільними інститутами.

Одним із визначальних факторів розвитку нотаріального процесу став інформаційний аспект змісту нотаріальної діяльності, тому на головну роль серед технологічних та організаційних рішень почали відігравати комп'ютерні технології.

Ситуація, що склалась на той час, вимагала внесення суттєвих змін до нотаріальної діяльності, тобто створення нових підходів щодо забезпечення його розвитку, організації ефективного управління та контролю за нотаріатом.

Не врегульованим залишалося й питання широкого застосування та використання інформаційно-комп'ютерних технологій у державі, але задля цього потрібна була відповідна законодавча база, що регулювала б відносини в даній сфері, та яка у відповідності до встановлених стандартів регламентувала б створення інформаційно-комп'ютерних систем та електронних баз даних.

Одним з таких проектів із вдосконалення організації нотаріального процесу став проект, розроблений Міністерством юстиції України стосовно створення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, що містить відомості про всі спеціальні нотаріальні бланки, дати їхнього витрачання, вид нотаріальної дії, прізвище, ім'я та по-батькові нотаріуса, який використав бланк. У реєстрі також наявні відомості про недійсні бланки: викрадені, зіпсовані, анульовані та відсутні.

Запроваджений Міністерством юстиції України проект по введенню Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів спочатку успішно пройшов випробування при Київському міському управлінні юстиції, його сфера дії поширювалась на приватних та державних нотаріусів м. Києва.

Виправдавши очікувані сподівання, Міністерством юстиції України ухвалюється рішення запровадити його для всіх нотаріусів України, що й було зроблено в подальшому.

1999 року введено в експлуатацію Єдиний державний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - Реєстр), адміністратором якого визначено державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України.

Реєстр - це електронна база даних, що містить інформацію про видані нотаріусам спеціальні бланки нотаріальних документів та їхнє витрачання нотаріусами, а також недійсні бланки.

Отже, Реєстр організовується таким чином, аби можна було отримати інформацію щодо кожного виданого або використаного бланку.

Основною метою створення даного Реєстру є надання нотаріусам України та правоохоронним органам можливості здійснювати перевірки справжності нотаріальних документів, виконаних на спеціальних бланках нотаріальних документів. Реєстр забезпечує облік постачання і звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів.

Одним з головних завдань щодо створення Реєстру була негайна потреба у підвищенні рівня захисту майнових прав громадян та юридичних осіб, профілактики злочинів проти власності, забезпечення практичної можливості доступу і отримання необхідної інформації відносно спеціальних бланків нотаріальних документів.

Окрім вищенаведеного, Реєстр забезпечує можливість узагальнити статистичну інформацію, яка надає змогу Міністерству юстиції України, управлінням юстиції щодо ділової активності окремих регіонів, необхідну для керування процесом призначення нотаріусів при встановлені квот та визначенні нотаріальних округів.

Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 29.06.1999 № 36/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.07.1999 за № 437/3730 (із наступними змінами та доповненнями), яким регулюється порядок ведення Реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів визначено, хто є держателем, адміністратором та реєстраторами зазначеного реєстру.

Держателем реєстру є Міністерство юстиції України, що забезпечує його функціонування.

Як зазначалося вище, Адміністратор Реєстру - державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи з технічного та технологічного створення та супроводження програмного забезпечення Єдиного реєстру, надання доступу до Єдиного реєстру, забезпечує збереження та захист даних, що містяться в Реєстрі, вносить до Реєстру відомості про видачу нотаріусам бланків, надає інформацію з Єдиного реєстру на запит осіб, перелік яких визначений в Положенні, а також виконує інші функції, передбачені Положенням.

Реєстраторами Єдиного реєструє державні нотаріальні контори; державні нотаріальні архіви; приватні нотаріуси, які уклали відповідні договори з Адміністратором Єдиного реєстру та мають доступ до Єдиного реєстру через інформаційну мережу Міністерства юстиції України, вносять записи до Єдиного реєстру про витрачені та недійсні бланки, перевіряють за даними Єдиного реєстру справжність бланків, а також виконують інші функції, передбачені Положенням.

Замовниками бланків є приватні нотаріуси, державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви (далі -нотаріуси). Постачання бланків нотаріусам здійснюється дочірнім підприємством "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату" (далі - ІВЦУН). Нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків через подання до ІВЦУН відповідної заявки шляхом поштового або факсового зв'язку. ІВЦУН зобов'язаний своєчасно (день у день) надавати інформацію Адміністраторові про постачання бланків нотаріусам.

Дані, що містяться в Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, доступні для перевірки користувачам комп'ютерної мережі Міністерства юстиції України, які уклали відповідні договори з Адміністратором Єдиного реєстру та іншим державним органам відповідно до Положення.

Вищезазначене Положення у старій редакції із наступними змінами та доповненнями було чинним до грудня 2006 року. Згодом, з метою посилення відповідальності нотаріусів, виникла потреба у внесенні необхідних змін до Положення.

Ці зміни, насамперед, стосувалися вдосконалення окремих вимог Положення із урахуванням інтересів Міністерства юстиції України, нотаріусів і конституційних прав громадян.

Відповідно до наказу Міністерства юстиції від 28 грудня 2006 року № 110/5 "Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України", зареєстрованого у Мін'юсті 28 грудня 2006 року за № 1377/13251, Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів було затверджено у новій редакції.

Так, за даними відомства, протягом 2004-2006 років кількість випадків викрадення нотаріальних бланків по Україні зросла на 30%. Збільшилася й кількість зіпсованих бланків. За 2006 рік нотаріусами було зіпсовано приблизно 75 тисяч бланків.

Проведений керівництвом Мін'юсту аналіз використання нотаріусами спеціальних бланків нотаріальних документів ще раз засвідчив наявність достатньої кількості підстав стверджувати, що окремі вимоги Положення потребують вдосконалення.

Вищевказане стало об'єктивною причиною здійснити комплекс необхідних дій. У березні 2007 року Міністерство юстиції України запроваджує модернізовану версію Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, покликану знизити до мінімуму зловживання у сфері постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів.

Модернізація Реєстру посилила контроль за обігом спеціальних бланків нотаріальних документів. Тобто за рахунок вдосконалення системи підвищився рівень захисту майнових прав та інтересів фізичних та юридичних осіб і створено додатковий бар'єр для злочинних дій проти власності.

Після того, як було запроваджено нову версію Реєстру та внесені зміни до Положення, вимоги до нотаріусів посилилися. Відтак, нотаріуси несуть персональну відповідальність за перевірку справжності спеціального бланку нотаріального документа через Єдиний державний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Обов'язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст документа, що подається нотаріусові для вчинення нотаріальних дій. Пошук інформації в Реєстрі здійснюється за серією та номером відповідного бланку. На примірнику документа або його копії, що залишатиметься у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, робиться відмітка про перевірку справжності спеціального бланка нотаріального документа за даними Реєстру з обов'язковим зазначенням часу, дати та ідентифікаційного коду перевірки.

Слід зазначити, що відповідальність може бути покладена не тільки на нотаріуса, а й на начальника відповідного управління юстиції, який за невжиття заходів щодо нотаріуса, який порушив вимоги чинного законодавства, несе персональну відповідальність, передбачену чинним законодавством.

ІВЦУН щоденно надсилає Адміністраторові Єдиного реєстру відомості про постачання бланків нотаріусам. Адміністратор вносить отримані дані до Єдиного реєстру відомостей про постачання бланків нотаріусам.

Унесення до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру в день витрачання бланка.

Унесення до Єдиного реєстру відомостей про викрадені бланки здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру негайно.

Нотаріуси, які не мають власних систем доступу до Єдиного реєстру подають Адміністраторові Єдиного реєстру звіти про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів, на підставі яких Адміністратор Реєстру вносить відомості про витрачання бланку.

Нотаріуси, які вносять відомості до Реєстру про витрачання нотаріальних бланків, окрім внесення порядкового номера нотаріального бланку зобов'язані вносити код його витрачання згідно з встановленим переліком визначеним в Положенні.

Слід зазначити, що із введенням модернізованої версії Реєстру нотаріуси звітують безпосередньо як в самому реєстрі про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів, так і шляхом фактичної подачу звітів про їх витрачання до Адміністратора реєстру у визначені строки.

В свою чергу, Адміністратор єдиного реєстру до відповідного управління юстиції інформацію про несвоєчасне або невнесення нотаріусами відомостей про витрачання бланків або недійсних бланків, на підставі вищезазначеної інформації управлінням буде вирішуватись питання щодо притягнення нотаріуса до відповідальності, яка передбачена чинним законодавством

Отримати інформацію про певний використаний бланк нотаріального документу з Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів може будь-який бажаючий шляхом звернення до Реєстратора.

Інформація, яка міститься в Реєстрі, є платною, так за перевірку справжності бланка за даними Єдиного реєстру справляється плата в розмірі, установленому Міністерством юстиції України, крім випадків, коли документ, текст якого викладено на бланку, надійшов до нотаріуса поштою.

Також, відомості з Єдиного реєстру можуть надаватися безкоштовно у наступних випадках: на письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними господарськими або адміністративними справами, що перебувають у їхньому провадженні, а також Міністерству юстиції України, головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, містах Києві та Севастополі, районним, міським (міст обласного значення), міськрайонним управлінням юстиції у зв'язку із здійсненням ними повноважень, визначених чинним законодавством України.

Отже, за весь час свого функціонування Реєстр зарекомендував себе як надійна інформаційна автоматизована система, що постійно підтримується в робочому стані та захищена від несанкціонованого доступу і є невід'ємною частиною інформаційної мережі Міністерства юстиції України.

Прогнозованими наслідками введення в експлуатацію Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів є сприяння цивільному обороту країни, зростання рівня захищеності майнових прав та інтересів громадян і юридичних осіб, закріплення права доступу до правової інформації, зменшення рівня злочинності у сфері майнових відносин.

З метою сприяння державним та приватним нотаріусам у налагодженні ефективної роботи з Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів фахівцями Держінформ'юсту постійно проводяться відповідні семінари та навчання з користування Реєстром.


2. Про нещодавні зміни, внесені до Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (надалі - Положення)

З метою підвищення рівня захисту майнових прав та інтересів громадян і юридичних осіб, профілактики злочинів проти власності, посилення контролю за обігом спеціальних бланків нотаріальних документів наказом Мін'юсту від 11.03.2008 № 360/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11.03.2008 за № 199/14890, внесено зміни до Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів.

Так, пункт 2 Положення, яким визначається порядок замовлення, постачання та одержання бланків доповнено новим підпунктом.

Відтепер завідувачами державних нотаріальних контор облік бланків здійснюється у книгах обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів до державної нотаріальної контори та обліку видачі спеціальних бланків нотаріальних документів державними нотаріусами за формами, наведеними в додатку до Положення.

Нотаріусами облік бланків здійснюється в особистих книгах обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів і обліку зіпсованих та анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів за формами, наведеними в додатку до Положення.

Згідно з новими змінами приватні нотаріуси та завідувачі нотаріальних контор повинні вести спеціальні книги - надходження, видачі, а також обліку зіпсованих і анульованих спеціальних бланків нотаріальних документів.

Щодо вимог, які ставляться перед нотаріусами для забезпечення належного зберігання бланків нотаріальних документів, теж відбулися деякі зміни. Відтепер бланки повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни та підлоги.

Також внесені зміни до порядку отримання нотаріусами спеціальних бланків нотаріальних документів.

Так, нотаріус у день отримання бланків (у державній нотаріальній конторі - завідувач) зобов'язаний особисто перевірити відповідність їх замовленій кількості, а також відповідність їхніх серій та номерів до зазначених у видатковій накладній. У разі виявлення відсутності бланків у пачці чи наявності дефектних бланків нотаріус того самого дня складає про це акт у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає до ІВЦУН.

У випадку виявлення нотаріусом факту крадіжки бланків завідувач нотаріальної контори чи нотаріус, який відповідає за зберігання бланків, зобов'язаний негайно внести відомості про це до Єдиного реєстру та повідомити органи внутрішніх справ для вжиття заходів щодо їхнього розшуку, відповідне головне управління юстиції та ІВЦУН із зазначенням дати викрадення (втрати) бланків, їхніх серій та номерів. Повідомлення здійснюється негайно за телефоном та протягом доби - письмово за особистим підписом нотаріуса.

Відповідним головним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати банків призначається службове розслідування та проводиться цільова перевірка, за наслідками якої, за наявності підстав, готується та направляється до Міністерства юстиції України подання щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю нотаріуса, який припустився порушення.

Слід зазначити, що на час проведення службового розслідування діяльність приватного нотаріуса призупиняється.

За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків, що потягло за собою їхні втрату чи викрадення, нотаріус притягується до відповідальності у встановленому законодавством України порядку.

З метою уникнення видачі спеціальних бланків нотаріальних документів особам, які не є нотаріусами, головне управління юстиції протягом трьох робочих днів повідомляє ІВЦУН про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності нотаріуса, про зупинення чи припинення його діяльності, а також про анулювання виданого на ім'я нотаріуса свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Після надходження до ІВЦУН повідомлення про зупинення, припинення нотаріальної діяльності, анулювання виданого на ім'я нотаріуса свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю видача нотаріальних бланків такій особі забороняється.

Наступна видача нотаріальних бланків такій особі здійснюється після надання головним управлінням юстиції ІВЦУН інформації про поновлення її приватної нотаріальної діяльності.

В разі недійсності бланків нотаріус повинен діяти наступним чином: протягом п'яти робочих днів з дня зіпсування чи анулювання бланка надіслати такі бланки до ІВЦУН разом з актом, що складається у двох примірниках. Один примірник акта повертається нотаріусові з відміткою ІВЦУН про одержання зазначених бланків, другий примірник залишається в ІВЦУН.

ІВЦУН не пізніше 10-го числа наступного за звітним місяця здійснює звіряння даних про зіпсовані та дефектні бланки з даними Єдиного реєстру.

ІВЦУН, у свою чергу, у разі виявлення розбіжностей або факту порушення процедури виявлення та термінів надсилання акта про зіпсовані та дефектні бланки повідомляє відповідне головне управління юстиції для вжиття необхідних заходів реагування.

Внесеними змінами визначено нові вимоги ведення Єдиного реєстру, поставлені перед суб'єктами процесу ведення.

ІВЦУН зобов'язаний щоденно надсилати Адміністраторові Єдиного реєстру інформацію про постачання бланків нотаріусам з використанням електронного цифрового підпису.

Вимоги до ведення Єдиного реєстру поставлені Реєстраторам, якими є державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси, що зобов'язані вносити до Реєстру відомості про витрачання бланкові в суворій послідовності відповідно до порядкових номерів.

Унесення до Єдиного реєстру відомостей про викрадені та витрачені бланки здійснюється Реєстраторами негайно.

Державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України як Адміністратор Реєстру щомісячно не пізніше 10-го числа наступного за звітним місяця надсилає до відповідного головного управління юстиції інформацію про несвоєчасне внесення або невнесення нотаріусами до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки.

Тут потрібно звернути увагу на те, що раніше Адміністратор надсилав до управлінь юстиції до 20-го числа наступного за звітним місяця, тобто нові зміни до Положення прискорюють процес виявлення інформації стосовно нотаріусів, які у своїй діяльності не дотримуються вимог чинного законодавства.

Крім того, державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України як Адміністратор Реєстру здійснює комплекс програмних, технологічних заходів щодо забезпечення захисту інформації, що міститься у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, від несанкціонованого доступу.

Стосовно ефективної реалізації наказу визначено чіткий механізм контролю за дотриманням вимог вищезазначеного Положення. Його здійснюють Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Міністерства юстиції України і начальники Головного управління Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Також постійний контроль та моніторинг стану дотримання нотаріусами вимог Положення покладено на Головне управління Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які до 20 числа наступного за звітним кварталом місяця в обов'язковому порядку мають інформувати Міністерство юстиції України про факти порушення нотаріусами вимог вищевказаного Положення та про вжиті до винних осіб заходи реагування.

Отже, з огляду на вищевказані зміни до Положення, можна зробити висновок, що на сьогоднішній день значної уваги з боку держави приділяється питанню захисту майнових прав та інтересів усіх груп громадянського суспільства, а також потребі забезпечення контролю за діяльністю державних та приватних нотаріусів у відповідній сфері.

Нотаріуси ж, які постійно працюють з Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів, обов'язково повинні дотримуватися вимог закону, адже саме від їхньої правильної і чіткої роботи залежить належне заповнення Реєстру та отримання з нього достовірної інформації як безпосередньо нотаріусами України, так й іншими реєстраторами, користувачами, зацікавленими в інформації особами.

Крім того, питання захисту майнових прав, інтересів громадян і юридичних осіб та контролю за діяльністю нотаріусів є основними пріоритетами в проекті нового Закону України "Про нотаріат".

Володимир Гвоздик,
юрисконсульт
ДП "Інформаційний центр"
Міністерства юстиції України